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COVID-19 - Protocole de sécurité et de confiance

COVID-19 - Protocole de sécurité et d...
Publié le 05/05/2020

MESURES SIMPLES ET RAPPEL DES REGLES

Chacun est invité à adopter les gestes barrières qui permettent de se protéger et de protéger les autres :

  • - Lavage très régulier des mains après contact impromptu avec d’autres personnes ou port d’objets récemment manipulés par d’autres personnes et séchage avec des essuie-mains en papier à usage unique
  • - Nettoyage des mains avec du gel hydroalcoolique aussi souvent que nécessaire 
  • - Port du masque fortement recommandé
  • - Pas de contact avec le visage, avec ou sans gants, sans nettoyage préalable des mains.
  • - Toux et éternuement dans le coude ou dans un mouchoir
  • - Utilisation de mouchoirs à usage unique
  • - Salut sans serrer la main et sans embrassades
  • - Respect en toutes circonstances d’une distance minimale d’un mètre entre les personnes (collègues, clients, visiteurs…)

 

En cas de doute ou de questions diverses :

Numéro vert (gratuit) accessible en permanence : 0 800 130 000.

 

 

UTILISATION DES BUREAUX PAR LES COLLABORATEURS

Le nombre de personnes présentes dans les locaux de l’entreprise est géré de sorte à éviter une trop grande concentration de personnel qui rendrait difficile le respect des gestes barrières et règles de distanciation sociale.

  • - Chaque salarié ou partenaires doit à chaque entrée dans l’agence se laver les mains au gel hydroalcoolique ou à défaut se laver les mains à la cuisine.
  • - Un espace d’accueil client est créé à l’entrée de l’agence
  • - Un espace bureau réception est créé dans le fond de la salle d’attente.
  • - Chaque collaborateur a son bureau dont il est garant de l’hygiène. Les bureaux ainsi que le matériel utilisé doivent être nettoyés après utilisation et chaque soir.
  • - Les réunions devront respecter la règle de distanciation sociale de 1 m.
  • - Une personne unique est en charge d’ouvrir le courrier.

 

 

ACCUEIL DE LA CLIENTELE

  • - Du gel hydroalcoolique est présenté à l’accueil de chaque client, qui devra se nettoyer les mains avant de pénétrer dans les locaux.
  • - Un espace spécifique est affecté à la réception du public (accueil, salle de réunion, etc.), où les personnes extérieures à l’entreprise seront reçues.
  • - L’entrée dans l’agence est limitée : 2 clients maximum.  
  • - Le port du masque est obligatoire et/ou le port du casque lors de tout rendez-vous avec la clientèle reçue à l’agence.
  • - Pour tout rendez-vous à l’agence, il est demandé au client de venir avec son masque. A défaut, un masque lui est fourni avant tout début du rendez-vous.
  • - Après chaque rendez-vous, il convient de désinfecter le bureau, le casque de protection et les stylos mis à disposition.

 

 

ORGANISATION ET TENUE DE RENDEZ-VOUS EXTÉRIEURS

Avant chaque rendez-vous :

- il convient de préparer soigneusement les documents nécessaires au rendez-vous et de veiller à ce que ces documents ne soient pas manipulés par les autres participants.

- des modalités de déroulement de la visite sont remises à tout client, par mail, en amont de toute visite. Elles rappelleront notamment les gestes barrières et règles de distanciation sociale, ainsi que les conditions sanitaires imposées pour la réalisation de visite.

A noter : il est demandé au client de venir sans enfant pour les 1res visites, de venir équiper d’un masque (à défaut l’agence fournira un masque au client) et de se laver les mains avant chaque visite.

- le client aura le maximum d’information sur le bien à chaque client. En cas de bien en exclusivité, une vidéo est adressée au client afin de faire une 1re visite virtuelle.

 

  • Lors d’une estimation, le client ouvre lui-même les portes.

 

  • Pendant une visite :
    • - Si le logement est vide : le collaborateur arrive en avance et ouvre toutes les portes et fenêtres. Le client est invité à entrer dans le logement et fait un 1er tour. Après recueil des 1res impressions, le collaborateur refait la visite avec lui avec argumentation que si cela est nécessaire.
    • - Si le logement est occupé : les portes sont ouvertes au préalable par le résidant (propriétaire, locataire…). Des surchaussures sont fournies par l’agence.

 

  • - Le collaborateur doit veiller à ne pas prêter son matériel afin de limiter les contacts (stylos, téléphones, matériel utile à certains rendez-vous…).
  • - Il convient de toujours veiller au respect de la distance d’un mètre entre chaque personne. C’est aussi le cas en cas d’utilisation d’un ascenseur, même s’il reste préférable d’utiliser les escaliers.
  • - Le collaborateur devra se laver les mains régulièrement avec du gel hydroalcoolique après avoir touché des surfaces (poignées, boutons de digicode, interrupteurs, boutons d’ascenseurs…).

 

  • Pour le retour au bureau ou au domicile en véhicule : le collaborateur entre dans son véhicule puis se lave les mains avec du gel hydroalcoolique avant d’entrer en contact avec toute surface (volant, levier de vitesses, commandes diverses…).

 

 

SIGNATURES DES ACTES

  • - Les actes font, autant que possible, l’objet de signatures numériques. Ainsi, pour les contrats de location et les compromis de vente, nous envoyons le document aux clients par mail pour lecture et signature.
  • - Si le client ne peut pas l’imprimer, nous lui enverrons par courrier.
  • - Enfin la signature pourra se faire à l’agence dans la mesure où le client aura reçu le projet en amont afin limiter la durée des signatures à l’agence.
  • - Pour les états des lieux, le collaborateur réalisera l’état des lieux seul dans le bien loué. Ainsi pour les sorties, il conviendra d’indiquer les remarques qui pourraient faire l’objet de retenus au locataire sortant avant signature.
    - Le locataire entrant signe l’état des lieux. Ce dernier a 48 heures pour y apporter toutes modifications.
  • - Les locataires sont invités à nettoyer les clés, avant leur restitution, avec le produit adapté (gel hydroalcoolique, lingette, spray antivirus/antibactérien…). Les clés sont remises dans un sachet plastique auprès du mandataire.
  • - Il est préférable qu’aucune entrée ne puisse avoir lieu moins de 48 heures après la sortie du précédent locataire, afin de maintenir une période de sûreté écartant tout risque de transmission du virus par les surfaces.

 

 

ACTIVITÉS DE SYNDICS

Des mesures particulières permettant d’exercer l’activité de syndic de copropriété en toute sécurité sont prises afin d’assurer l’organisation et la tenue de visites d’immeuble, de réunions de conseils syndicaux ou d’assemblées générales.

 

  • Convocation des réunions

Dans la convocation adressée à chaque participant, il est indiqué :

  • - qu’il doit être muni de son propre stylo afin d’éviter le passage de celui-ci de main en main lors de l’émargement obligatoire
  • - d’encourager les copropriétaires à utiliser la formule de pouvoir jointe à la convocation ou le formulaire de vote par correspondance introduit par l’ordonnance prise en application de la Loi ELAN et qui entrera en vigueur au 01/06/2020.

 

Afin de permettre le respect des règles de distanciation entre les participants, il convient de s’assurer au préalable que la capacité de la salle est susceptible d’accueillir tous les copropriétaires et de veiller à réserver des salles dont la capacité sera supérieure au nombre de participants afin de permettre leur bonne répartition.

 

  • Modalités pratiques de la tenue des réunions

Équiper son collaborateur :

— Chaque collaborateur est équipé de masque et de gants jetables de protection ainsi que de gel hydroalcoolique afin qu’il puisse régulièrement se désinfecter les mains en cours de réunion et de lingettes désinfectantes afin qu’il puisse nettoyer les supports avec lesquels il sera en contact pendant la réunion (tables, chaises, matériel de projection ou de sonorisation mis à disposition…)

 

Agencer la salle de réunion

— Afin de palier à toute difficulté lorsque la réunion se tiendra dans une salle extérieure, il est demandé au propriétaire de la salle d’effectuer la mise en place et le rangement de la salle une fois la réunion terminée afin d’éviter au gestionnaire de manipuler les tables et les chaises.

 

— Le collaborateur vérifie que la distance minimale d’un mètre est respectée entrechaque siège de l’assistance.

 

Assurer le bon déroulement de la réunion :

— Le gestionnaire doit faire autorité auprès des participants à la réunion pour veiller à la bonne mise en application des gestes barrières et du respect des règles de distanciation, mesures qui lui permettent de se et de protéger ses clients.

— Il est nécessaire de préparer soigneusement les documents nécessaires à la réunion et veiller à ce que ces documents ne soient pas manipulés par les autres participants.

— En ce qui concerne la signature de la feuille de présence : le gestionnaire veille à ce qu’elle ne soit pas manipulée par les signataires afin de limiter les contacts. Une fois signée par tous les participants, la transmission de la feuille de présence aux membres du bureau et sa manipulation est être strictement encadrée par le gestionnaire afin de limiter les contacts.

— Les membres du bureau (président, scrutateurs et éventuellement secrétaire) élus par l’assemblée sont invités à rester à leur place au sein de l’assistance pour faciliter la mise en œuvre des règles de distanciation.

— Le gestionnaire doit veiller à la désinfection systématique par lingettes désinfectantes du matériel nécessaire à la tenue de la réunion avant distribution aux copropriétaires (boîtiers de vote) ainsi que du matériel susceptible de passer de main en main (micros) avant de le remettre à chaque participant.

— Il doit également, par le même procédé, désinfecter le matériel de projection mis à disposition pour tenir la réunion, avant et après utilisation.

 

Après la réunion

Pour le retour au bureau ou au domicile en véhicule : le collaborateur entre dans son véhicule puis se lave les mains avec du gel hydroalcoolique avant d’entrer en contact avec toute surface (volant, levier de vitesses, commandes diverses…).

 

 

EN CONCLUSION

L'agence a mis tout en oeuvre pour fournir à ses collaborateurs les moyens nécessaires au respect de ce protocole (masque, casque, gel hydroalcoolique, désinfectant…).

 

Le port du masque par les collaborateurs est très fortement conseillé. Il doit être compris comme une mesure complémentaire aux gestes barrières. Le respect de la distance minimale d’un mètre entre les personnes reste indispensable pour éviter les risques de contamination par projection.

 

Chaque collaborateur de l’agence a accepté et signé ce protocole « Sécurité et confiance » et s’est engagé à le respecter dans le cadre de son activité professionnelle.

 

 

Julien BOUKO, Directeur de l’agence Bouko immobilier

 

Source : Guide de préconisations de sécurité sanitaire pour la reprise des activités des métiers de l'immobilier - FNAIM et Unis - Version du 28.04.2020

Date : 4 mai 2020

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